Sähköiset ajopäiväkirjat helpottavat yrittäjän kilometrien kirjaamista

Sähköiseen ajopäiväkirjaan saa tallennettua paperista kirjausta enemmän tietoa, ja unohtamisen tai merkintävirheen mahdollisuus pienenee. Numerossa 5/2019 Koneviesti tutustui Paikannuspalvelun tarjoamaan sähköiseen ajopäiväkirjasovellukseen. Paikannukseen perustuvia ajopäiväkirjoja tarjoaa Suomessa moni muukin yritys.
Erilliset paikantimet pystyvät useimmissa tapauksissa lähettämään keräämänsä paikannusdatan minkä tahansa operaattorin verkossa. Jos verkkoyhteys katkeaa, voidaan reitti tallentaa laitteen muistiin ja siirtää palvelimelle yhteyden palautuessa. Kuvassa Paikannuspalvelun karttanäkymä, jossa näytetään ajoneuvon tilatieto.
MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY
MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY

Ajopäiväkirjan ylläpitäminen vie päivässä yllättävän pitkän ajan. Tätä työtä helpottamaan on kehitetty sähköisiä ajopäiväkirjoja. Ajopäiväkirjaa tarvitaan verottajalle todisteeksi auton käytöstä, mikäli yritys haluaa yrityksensä käyttöön hankitusta ajoneuvosta ja sen kuluista arvonlisäveron vähennyksen.

Verottajan asiakirjoja varten ajopäiväkirjaan vaaditaan muun muassa matkan alkamis- ja päättymisaika, alkamis- ja päättymispaikka, matkan pituus ja ajoneuvon käyttäjä

Ajopäiväkirjassa oleva merkintä myös muistuttaa yrittäjää työkeikoista, jotka voivat muuten kiireessä jäädä laskuttamatta.

Työnantajan etu

Työnantaja haluaa myös pitää huolta siitä, että yrityksen ajoneuvoja käytetään vain liiketoiminnan ajoihin, eikä työntekijöiden omiin matkoihin. Jos henkilöautoa käytetään yksityisiin ajoihin, ei yrityksellä ole oikeutta vähentää ajoneuvon kuluja verotuksessa. Pakettiauton osalta ajopäiväkirjaa täytyy pitää tarkoin, jotta liiketoiminnan ajot ja yksityisajot saadaan eriteltyä verovähennyksiä varten.

MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY
MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY

Yrityksen ajoneuvoa voidaan säilyttää työntekijän kotiosoitteessa ja käyttää työntekijän työmatkojenkin kulkuvälineenä. Yksityiskäytöksi voidaan laskea tilanne, jossa yrityksen työntekijä pysähtyy yrityksen ajoneuvolla ostamaan henkilökohtaisia ruokaostoksia työmatkallaan.

Palvelun valinta tarpeen mukaan

Ajopäiväkirjapalvelut on kehitetty yleensä yhtä käyttötarkoitusta ajatellen ja niiden laajennettavuus muihin työtehtäviin ei välttämättä ole paras mahdollinen.

Joitakin ajopäiväkirjasovelluksia pääsee käyttämään kokeiluversiona jonkin aikaa. Kokeiluversioihin ei yleensä ole aktivoitu käyttöön kaikkia sovelluksen ominaisuuksia. Ilmaiskokeiluversio löytyy esimerkiksi Ewooksin Ajokki-sovelluksesta, joka on erityisesti taksiautoilijoita varten suunniteltu, mutta soveltuu hyvin muidenkin yrittäjien kilometrien kirjaamiseen sähköpostiin tilattavien raporttiensa ansiosta.

MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY
MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY

Paljon ominaisuuksia

Ajopäiväkirjoja myyvät yritykset tarjoavat usein myös laskutuspalveluita. Ohjelmiston paikannuksen avulla keräämän reittitiedon sekä käytetyn ajan perusteella on kilometri- ja aikaperusteinen laskutus helppoa. Laskun maksaja saa todistuksen tehdystä työstä riippumattoman toimijan kautta.

Esimerkiksi auraustyössä kuljettaja voi kuitata ajopäiväkirjasovellukseen urakan tehdyksi, jonka jälkeen lasku lähtee suoraan työn vastaanottajan maksettavaksi. Sähköisen ajopäiväkirjan tiedot myös säilyvät muuttumattomana myöhempää tarkastelua varten, mikä on joskus hyvinkin tärkeä asia.

Ajopäiväkirjaan voidaan yhdistää myös työntekijöiden työseuranta ja matkalaskupalvelu. Päiväkirjan kilometrien liitteeksi voidaan laittaa muun muassa kuittikopioita ja GPS-reitti, joiden perusteella voidaan laatia matkalasku.

MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY
MAINOS (teksti jatkuu alla)
MAINOS PÄÄTTYY

Jotkin ajopäiväkirjoja myyvät yritykset tarjoavat myös kalustonhallintaohjelmaa, jolla voi seurata yrityksen ajoneuvojen liikkeitä sekä toimintoja kartalla.

Piirturin etäluku onnistuu

Joillakin järjestelmillä raskaankaluston piirturitiedon kerääminen onnistuu myös etänä. Yleensä lisävarusteena saatava laite osaa kerätä suoraan digitaalisen piirturin tiedot ja tallentaa ne sovelluksen järjestelmän palvelimelle. Piirturitiedot saadaan säilytettyä sähköisessä muodossa, mikä helpottaa tiedon arkistointia. Työaikaa ei myöskään kulu ajoneuvolta toiselle kiertämiseen.

Tarkka paikannus

Yleisin tapa käyttää sähköisiä ajopäiväkirjoja on ladata sovellus älylaitteeseen. Sähköisiä ajopäiväkirjoja myyvät yritykset liittävät usein ajoneuvokohtaisen GPS-paikantimen myymäänsä pakettiin. Joskus paikannin kuuluu palvelun kuukausimaksuun, joskus taas paikannusyksikkö täytyy ostaa tilauksen alussa itselleen. Palvelun ostamista harkitsevan onkin syytä laskea tarkkaan palvelun todellinen kuukausihinta, sillä kerralla ostettava kallis laite ja ajopäiväkirjasovelluksen pienempi käyttömaksu maksaa itsensä lopulta takaisin.

Ajoneuvokohtaisen paikantimen etuihin kuuluu tieto ajoneuvon sijainnista ja mahdollisuus seurata etänä juuri kyseisen ajoneuvon toimintoja. Paikanninta ei tarvitse kytkeä puhelinsovelluksen tavoin päälle, vaan kiinteä automaattipaikannin kerää tietoa jatkuvasti. Erillinen paikannin voi olla myös henkilökohtainen, kuljettajan mukana kulkeva yksikkö.

Palveluidentarjoajilla on käytössä erilaisia karttapalveluita. OSM- kartat eli Open Street Mapin avoimen karttapalvelun kartat ovat käytössä esimerkiksi Paikannuspalvelulla. Muita käytössä olevia karttapalveluita ovat muun muassa Google Maps ja MapQuest.

Ajotavan seuranta

Paikannuksesta voidaan nähdä myös ajoneuvon nopeus. Jos kuljettajan ajotapa on kovin nykivä tai havaitaan toistuvia ylinopeuksia, voi sovellus raportoida tästä ja antaa kehitysehdotuksia ajotavan parantamiseksi. Taloudellinen ajotapa vähentää koneeseen kohdistuvaa rasitusta ja polttoaineen kulutusta, mikä säästää yrityksen kuluja.

Yhteyden katketessa

Jos paikannus ei ole mahdollinen tai paikannukseen syntyy katkos, merkitään ajettu reitti oletettua lyhyintä reittiä pitkin esimerkiksi LogMyDrive-sovelluksessa. Ajokki puolestaan piirtää ja laskee GPS-signaalin katoamisen ja palautumisen välisen reitin suorana viivana.

Jos erillisen paikannusyksikön verkkoyhteys katkeaa, tallentuu reitti laitteen muistiin usein vielä tuhansien kilometrien matkalta. Reittidata siirretään palvelimelle yhteyden palautuessa. Erillisten paikannusyksiköiden toimintavarmuus onkin älylaitteita parempi.

Sovelluksista on mahdollista saada raportteja eri tiedostomuodoissa. Ajokki kirjaa ajot kirjastoonsa oheisella tavalla. Yksittäistä ajotapahtumaa painamalla käyttäjä pääsee tutkimaan tarkemmin tapahtuman tietoja, kuten ajoreittiä.
Sovelluksista on mahdollista saada raportteja eri tiedostomuodoissa. Ajokki kirjaa ajot kirjastoonsa oheisella tavalla. Yksittäistä ajotapahtumaa painamalla käyttäjä pääsee tutkimaan tarkemmin tapahtuman tietoja, kuten ajoreittiä. Kuva: Julius Pietarinen
Ajoneuvokohtaisia paikantimia on erilaisia. Kuvan Maxtechin paikantimessa on yksinkertainen käyttökytkin, jolla voidaan valita työajon ja yksityisajon väliltä. Paikantimet toimivat auton akusta otettavalla virralla tai omalla akulla.
Ajoneuvokohtaisia paikantimia on erilaisia. Kuvan Maxtechin paikantimessa on yksinkertainen käyttökytkin, jolla voidaan valita työajon ja yksityisajon väliltä. Paikantimet toimivat auton akusta otettavalla virralla tai omalla akulla. Kuva: Julius Pietarinen
Taulukkoon on kerätty Suomen markkinoilla olevia paikantavia ajopäiväkirjasovelluksia. Raportit ovat aina luettavissa myös itse sovelluksesta. Avoin rajapinta viittaa ohjelmistojen väliseen tiedonsiirtoon. Avoimen rajapinnan ohjelmistot mahdollistavat tuotteen toimittajalle erilaisten toiminnallisuuksien lisäämisen. Sovellustoimittajan antamassa hinnassa on syytä huomioida, mitä ominaisuuksia ja laitteita hinnat alkaen -versio antaa käyttäjälle. Kalustonhallintapalvelut ovat yrityksille suunnattuja lisäpalveluita, joissa koko kaluston sijainti on nähtävissä kartalta.
Taulukkoon on kerätty Suomen markkinoilla olevia paikantavia ajopäiväkirjasovelluksia. Raportit ovat aina luettavissa myös itse sovelluksesta. Avoin rajapinta viittaa ohjelmistojen väliseen tiedonsiirtoon. Avoimen rajapinnan ohjelmistot mahdollistavat tuotteen toimittajalle erilaisten toiminnallisuuksien lisäämisen. Sovellustoimittajan antamassa hinnassa on syytä huomioida, mitä ominaisuuksia ja laitteita hinnat alkaen -versio antaa käyttäjälle. Kalustonhallintapalvelut ovat yrityksille suunnattuja lisäpalveluita, joissa koko kaluston sijainti on nähtävissä kartalta. Kuva: Lindbäck Jukka-Pekka

kuvat: Julius Pietarinen, valmistaja

Lue juttu Paikannuspalvelun sähköisestä ajopäiväpäiväkirjasovelluksesta Älylaitteella käytettävä ajopäiväkirja yhdistää GPS-paikannuksen urakoinnin töihin KV5/2019!