Ajopäiväkirjan ylläpitäminen vie päivässä yllättävän pitkän ajan. Tätä työtä helpottamaan on kehitetty sähköisiä ajopäiväkirjoja. Ajopäiväkirjaa tarvitaan verottajalle todisteeksi auton käytöstä, mikäli yritys haluaa yrityksensä käyttöön hankitusta ajoneuvosta ja sen kuluista arvonlisäveron vähennyksen.
Verottajan asiakirjoja varten ajopäiväkirjaan vaaditaan muun muassa matkan alkamis- ja päättymisaika, alkamis- ja päättymispaikka, matkan pituus ja ajoneuvon käyttäjä
Ajopäiväkirjassa oleva merkintä myös muistuttaa yrittäjää työkeikoista, jotka voivat muuten kiireessä jäädä laskuttamatta.
Työnantaja haluaa myös pitää huolta siitä, että yrityksen ajoneuvoja käytetään vain liiketoiminnan ajoihin, eikä työntekijöiden omiin matkoihin. Jos henkilöautoa käytetään yksityisiin ajoihin, ei yrityksellä ole oikeutta vähentää ajoneuvon kuluja verotuksessa. Pakettiauton osalta ajopäiväkirjaa täytyy pitää tarkoin, jotta liiketoiminnan ajot ja yksityisajot saadaan eriteltyä verovähennyksiä varten.
Yrityksen ajoneuvoa voidaan säilyttää työntekijän kotiosoitteessa ja käyttää työntekijän työmatkojenkin kulkuvälineenä. Yksityiskäytöksi voidaan laskea tilanne, jossa yrityksen työntekijä pysähtyy yrityksen ajoneuvolla ostamaan henkilökohtaisia ruokaostoksia työmatkallaan.
Ajopäiväkirjapalvelut on kehitetty yleensä yhtä käyttötarkoitusta ajatellen ja niiden laajennettavuus muihin työtehtäviin ei välttämättä ole paras mahdollinen.
Joitakin ajopäiväkirjasovelluksia pääsee käyttämään kokeiluversiona jonkin aikaa. Kokeiluversioihin ei yleensä ole aktivoitu käyttöön kaikkia sovelluksen ominaisuuksia. Ilmaiskokeiluversio löytyy esimerkiksi Ewooksin Ajokki-sovelluksesta, joka on erityisesti taksiautoilijoita varten suunniteltu, mutta soveltuu hyvin muidenkin yrittäjien kilometrien kirjaamiseen sähköpostiin tilattavien raporttiensa ansiosta.
Ajopäiväkirjoja myyvät yritykset tarjoavat usein myös laskutuspalveluita. Ohjelmiston paikannuksen avulla keräämän reittitiedon sekä käytetyn ajan perusteella on kilometri- ja aikaperusteinen laskutus helppoa. Laskun maksaja saa todistuksen tehdystä työstä riippumattoman toimijan kautta.
Esimerkiksi auraustyössä kuljettaja voi kuitata ajopäiväkirjasovellukseen urakan tehdyksi, jonka jälkeen lasku lähtee suoraan työn vastaanottajan maksettavaksi. Sähköisen ajopäiväkirjan tiedot myös säilyvät muuttumattomana myöhempää tarkastelua varten, mikä on joskus hyvinkin tärkeä asia.
Ajopäiväkirjaan voidaan yhdistää myös työntekijöiden työseuranta ja matkalaskupalvelu. Päiväkirjan kilometrien liitteeksi voidaan laittaa muun muassa kuittikopioita ja GPS-reitti, joiden perusteella voidaan laatia matkalasku.
Jotkin ajopäiväkirjoja myyvät yritykset tarjoavat myös kalustonhallintaohjelmaa, jolla voi seurata yrityksen ajoneuvojen liikkeitä sekä toimintoja kartalla.
Joillakin järjestelmillä raskaankaluston piirturitiedon kerääminen onnistuu myös etänä. Yleensä lisävarusteena saatava laite osaa kerätä suoraan digitaalisen piirturin tiedot ja tallentaa ne sovelluksen järjestelmän palvelimelle. Piirturitiedot saadaan säilytettyä sähköisessä muodossa, mikä helpottaa tiedon arkistointia. Työaikaa ei myöskään kulu ajoneuvolta toiselle kiertämiseen.
Yleisin tapa käyttää sähköisiä ajopäiväkirjoja on ladata sovellus älylaitteeseen. Sähköisiä ajopäiväkirjoja myyvät yritykset liittävät usein ajoneuvokohtaisen GPS-paikantimen myymäänsä pakettiin. Joskus paikannin kuuluu palvelun kuukausimaksuun, joskus taas paikannusyksikkö täytyy ostaa tilauksen alussa itselleen. Palvelun ostamista harkitsevan onkin syytä laskea tarkkaan palvelun todellinen kuukausihinta, sillä kerralla ostettava kallis laite ja ajopäiväkirjasovelluksen pienempi käyttömaksu maksaa itsensä lopulta takaisin.
Ajoneuvokohtaisen paikantimen etuihin kuuluu tieto ajoneuvon sijainnista ja mahdollisuus seurata etänä juuri kyseisen ajoneuvon toimintoja. Paikanninta ei tarvitse kytkeä puhelinsovelluksen tavoin päälle, vaan kiinteä automaattipaikannin kerää tietoa jatkuvasti. Erillinen paikannin voi olla myös henkilökohtainen, kuljettajan mukana kulkeva yksikkö.
Palveluidentarjoajilla on käytössä erilaisia karttapalveluita. OSM- kartat eli Open Street Mapin avoimen karttapalvelun kartat ovat käytössä esimerkiksi Paikannuspalvelulla. Muita käytössä olevia karttapalveluita ovat muun muassa Google Maps ja MapQuest.
Paikannuksesta voidaan nähdä myös ajoneuvon nopeus. Jos kuljettajan ajotapa on kovin nykivä tai havaitaan toistuvia ylinopeuksia, voi sovellus raportoida tästä ja antaa kehitysehdotuksia ajotavan parantamiseksi. Taloudellinen ajotapa vähentää koneeseen kohdistuvaa rasitusta ja polttoaineen kulutusta, mikä säästää yrityksen kuluja.
Jos paikannus ei ole mahdollinen tai paikannukseen syntyy katkos, merkitään ajettu reitti oletettua lyhyintä reittiä pitkin esimerkiksi LogMyDrive-sovelluksessa. Ajokki puolestaan piirtää ja laskee GPS-signaalin katoamisen ja palautumisen välisen reitin suorana viivana.
Jos erillisen paikannusyksikön verkkoyhteys katkeaa, tallentuu reitti laitteen muistiin usein vielä tuhansien kilometrien matkalta. Reittidata siirretään palvelimelle yhteyden palautuessa. Erillisten paikannusyksiköiden toimintavarmuus onkin älylaitteita parempi.
kuvat: Julius Pietarinen, valmistaja
Lue juttu Paikannuspalvelun sähköisestä ajopäiväpäiväkirjasovelluksesta Älylaitteella käytettävä ajopäiväkirja yhdistää GPS-paikannuksen urakoinnin töihin KV5/2019!
