Evernote-muistiinpanosovellus – helppoa kirjanpitoa

Tabletti lähtee kätevästi traktorista mukaan vaikka kahvitauolle, missä töiden suunnittelu käy sujuvasti yhteistyökumppanin kanssa. Tiedot on helppo tallentaa Evernoteen, mistä työntekijä voi myöhemmin poimia ohjeet omaan laitteeseensa. Kuvassa Harjunluomu Oy:n töiden suunnittelua. Kuva: Jussi Nykänen

Karttaohjelman selaaminen tabletilla käy vaivattomasti. Oma sijainti kartalla löytyy aina gps:n avulla. Kuva: Jussi Nykänen

Kuljettajan ja isännän välinen ohjeidenpiirtämistuokio kalkittavista alueista saattaa joskus nostaa hymyn huulille. Kuva: Jussi Nykänen

Urakoitaessa aika on rahaa, mutta pieni hetki kunnon ohjeen tekoon vähentää virheitä. Skitchohjelmalla tämän ohjeen piirtämiseen aikaa meni noin neljä minuuttia. Evernoteen tallennettuna ohje säilyy aina paperista versiota paremmin. Kuva: Jussi Nykänen

Kaikissa älylaitteissa on vakiona muistio. Niiden käytössä kannattaa ottaa huomioon, että ne harvoin synkronoituvat, eikä muistioiden lähettäminen onnistu usein kuin ainoastaan saman järjestelmän omaaviin laitteisiin. Tämän vuoksi kannattaa opetella käyttämään jotakin yleistä muistiinpanosovellusta, joka on mahdollisesti käytössä myös yhteistyökumppaneilla.

Pelloilla urakoitaessa saattaa isolla asiakkaalla olla toista sataa peltolohkoa, joiden nimiä ei aina muista edes isäntä. Evernotemuistiinpanosovelluksen avulla voi tehdä alustavaa lohkokirjanpitoa älylaitetta hyödyntäen. Tällöin palveluun luodaan oma muistikirja, jonka voi nimetä vaikkapa tilan nimen mukaan. Muistikirjan luomisen jälkeen sinne voidaan lisätä muistiinpanona esimerkiksi lohkon sijainti, tehdyt työt ja mahdolliset huomautukset. Kohteesta tai lohkosta voi ottaa kuvan ja lisätä sen muistiinpanoon jatkamaan kertomusta.

Kuvan voi ottaa vaikka kesken muistion tekemisen, muutamalla painalluksella. Kiireen sattuessa voi muistiinpanot tehdä ääninauhoituksella, painamalla tangenttia näytöstä ja puhumalla kuin sanelukoneeseen. Myös paikkatiedon lisääminen onnistuu suoraan. Jatkuvan paikannuksen ollessa päällä tulee kaikkiin muistioihin paikkatiedot, jotka näkyvät myöhemmin kartalla. Jos muistikirjan jakaa vaikkapa tilan isännän kanssa, voi hän tarkastella omalta Evernote-tililtään tehdyt työt. Urakoitsija voi puolestaan sadepäivänä vääntää laskuja Evernote-muistikirjojen perusteella.

Skitch on Evernoten piirustusohjelma, joka on osoittautunut monessakin paikassa hyödylliseksi. Esimerkiksi lietteenlevitysurakoitsija voi tilalle tullessaan ottaa isännän kuormanteolle kyytiin ja avata karttaohjelman, josta katsotaan yhdessä levitettävät pellot. Kuvankaappauksella voi ottaa kuvan Skitchiin ja piirtää sen jälkeen levitettävät alueet karttaan. Huomautukset pehmeästä paikasta pellolla voi piirtää eri värillä ja merkitä peltoliittymät, joita ei tarvitse sitten pimeässä etsiä. Ohjelmalla voi myös kirjoittaa kuvan päälle esimerkiksi tavoitellut kuutiot hehtaarille ja lohkojen pintaalat. Piirustelut voi liittää Evernote-muistikirjaan todistamaan myöhemmin, kuka neuvoi ja mitä.

Oikein käytettynä ohjelma pidentää isännän unia, kun yölliset ”olenko oikealla pellolla” -puhelintiedustelut loppuvat. Kaiken nopeintahan olisi, jos isäntä tekisi itse kartat valmiiksi ja lähettäisi ne suoraan muistikirjaan. Siinähän menisivät tosin työn viimeisetkin sosiaaliset rippeet, kun pahimmillaan urakoitsija ei näkisi isäntää koko kesänä.

Evernoten käyttö vaati paneutumista ja opettelua. Sen jälkeen se antaa useimmille korvaamattoman avun tietojen säilyttämiseen ja arkistointiin. Ohjelma toimii kotikoneella ja älylaitteella, joten tietojen tarkastelu käy helposti vaikkapa kännykällä. Synkronoin ti tekee ohjelmasta käytännöllisen, kun tallennettu tieto ei ole laitteesta kiinni.

Selainsovelluksessa tietoja voi tarkkailla vaikka tuttavan tietokoneelta menemällä netissä olevalle Evernote-tilille omilla tunnuksilla. Ilmainen perusversio riittää useimmissa tapauksissa +pelkille muistiinpanoille 60 megabitin tallennustilallaan.

Monille palvelusta on tullut jokapäiväinen kumppani, jonne arkistoidaan skannerin avulla lähes kaikki paperilla olevat asiakirjat.Maksullinen premium-versio vapauttaa käyttöön enemmän tilaa pilvipalvelusta. Lisätilaa voi ansaita myös ilmaiseksi suosittelemalla ohjelmaa ystäville.

• Ram Mounteissa löytyy jämäköitä telineitä pääasiassa Applen tuotteisiin, mutta samat kiinnikkeet käyvät myös muihin laitteisiin. Muiden merkkien, kuten Samsungin tai Asus-tablettien omistajien kannattaa ottaa oma laite mukaan kauppaan hankkiessaan kiinnikettä. Ram Mountin telineet ovat pääosin rautaa, mikä lisää painoa. Kestävyys ei siis tule ongelmaksi, mutta joissakin tapauksissa hinta saattaa pyörtää ostopäätöstä. Hinnat vaihtelevat 60–150 euron välillä. Kiinnikeissä kannattaa ottaa huomioon tabletin paino: 10-tuumainen painaa herkästi kilonkin verran. Tämä asettaa haasteita erityisesti imukuppikiinnitykselle. Vaikka Ram Mountin imukuppi on erittäin tehokas, kannattaa se kuitenkin unohtaa kokonaan, jos joudut käyttämään jatkovartta tuodaksesi tabletin ikkunasta lähemmäs. Kiinnitys saattaa onnistua tässäkin tapauksessa, jos telineen saa tuettua johonkin kiinteään. Erityisesti kaivutyössä tyypilliset terävät tärähdykset ovat imukupille myrkkyä. Kiinteät putkikiinnikkeet ovat ehdoton valinta, jos työkoneessa on valmiina lisälaitekiinnikkeet esimerkiksi traktorin sivupilarissa. Edellisen kesän käytössä Ram Mountin imukuppikiinnike tipahti kolme kertaa 1 200 käyttötunnin aikana. Kiinnityksen pettämiset tapahtuivat yöaikaan, lämpötilan nopeasti viiletessä, kun kiinnitykseen kohdistui äkillinen tärähdys. Teline oli tuettuna traktorin oman näytön päällä. Testatussa telineessä oli käpälät, jotka tulivat tabletin ympärille. Ne sopivat paikoilleen ongelmitta. Samsungin sammutusnappi oli kuitenkin melko lähellä yläreunan käpälää, mikä aiheutti irrotustilanteessa tabletin sammumisen. Yhden kokeilukesän jälkeen Ram Mount ei juuri yllättänyt, eikä tuottanut pettymystäkään. Laadukkuuden tuntee käteen otettaessa jo painosta, mikä on linjassa hinnan kanssa. Tablet-teline rautoineen maksaa 150 euroa, mitä voi pitää melko hintavana, mutta ”on se ainakin parempi kuin huonompi vastaava”, kuului mielipide 800 euron mökkisahan ostajalta.

• Maatalouskonevalmistajat ovat alkaneet tehdä käyttölaitteista tabletilla toimivia sovelluksia. Usein ne on tehty Applelle, mutta tabletin yleistyessä käyttölaittesovellusten voi veikata tulevan nopeasti myös muille järjestelmille. Monille älylaitteen käyttöön ottaneelle on synkronointi herättänyt kysymyksiä. Tällä tarkoitetaan useassa ohjelmassa olevien tietojen samankaltaisuutta. Synkronointi voi olla ohjelmien ja käyttäjien välistä. Yleisintä ovat käyttäjän omat laitteet, jolloin vaikkapa puhelimella tehdyt kalenterimerkinnät synkronoituvat myös käyttäjän tabletille ja kotikoneelle. Synkronointi onkin yksi älylaitteiden tärkeimmistä ominaisuuksista. Virusohjelmat on se rasittavin asia, jolta sovellusten käyttäjän pitää suojautua. Hakkerit tulevat kyllä läpi virusohjelmistakin, mutta tekevätkö ne Römppäisen Kaken lannanlevityskuutio- ja lohkotiedoilla vuodelta 2013 mitään, on sitten jo toinen tarina. Älylaitemaailmassa kannattaa ensin valita käyttöjärjestelmä ja sitten laitevalmistaja. Kaikilla järjestelmillä netin selailu onnistuu helposti ja sujuvasti, mutta kun tehdään muutakin, riippuu järjestelmän soveltuvuus käyttäjästä. Kyse ei ole jonkin järjestelmän heikkoudesta tai toisen vahvuuksista, vaan käytettävästä ohjelmaverkostosta. Ihanteellisin tilanne on tietysti silloin, kun kaikki käytössä olevat laitteet voivat hyödyntää samoja ohjelmia ja sovelluksia.