Word-tekstikäsittelyn automatiikka kuriin

Automaattinen korjaus voi olla myös hyvä renki, jolla nopeutetaan kirjoitusta. 

Listoihin tarpeettomasti tulevat tyylit saa pois tältä välilehdeltä. 

Lyhyemmät mukautetut tai perinteiset pitkät valikot valitaan kohdasta Näytä, Työkalurivit, Mukauta. 

Intensiivinen testaus ei kuitenkaan ole hionut kaikkia särmiä. Wordin automaattiset toiminnat eivät lämmitä kaikkia. Valitusten pato turhista automaattisista Wordin tempauksista seuraa jokaisen uuden Wordin version asennusta.

Automatiikat voi kuitenkin poistaa, jos ne kokee tarpeettomiksi.

Kun kirjoittaa tekstiin listoja, joko ranskalaisin viivoin tai asteriskilla (eli tähdellä) ja sitten painaa rivin lopussa Enterilla kappalelopun, Word avustaa liittämällä riviin tai kappaleeseen automaattisen muotoilun. Jollaista käyttäjä useimmissa tapauksissa ei missään mielessä halunnut.

Tämän muotoiluautomatiikan saa pois kohdasta Työkalut, Automaattisen korjauksen asetukset, Automaattinen muotoilu_välilehti. Siellä valinnassa Käytä automaattista muotoilua otetaan raksi pois ainakin kohdasta Merkitystä luettelosta ja samalla tarvittaessa muistakin kohdista Sisäisissä otsikkotyyleissä alkaen...

Automaattinen korjaus ja muotoilut kiusaavat monia. Niiden toimintaa, kuten kahden peräkkäisen ison kirjaimen tai lainausmerkkien käytön "korjaamisia" voi vähentää tai kokonaan poistaa Työkalut valikosta. Automaattinen korjaus on kuitenkin hyödyllinen silloin, kun pitää monesti kirjoittaa pitkä nimi, vaikka oman yhtiön osoite.

Tälle keksitään korvattavaksi muutaman kirjaimen lyhenne ja Word automaattisesti muuntaa sen pitkäksi oman yhtiön nimeksi.

Kun käyttää automaattisia piirtomuotoja, oletusarvoisesti mukaan tulee piirtoalusta. Kun se useimmiten on tarpeeton, sen saa pois Työkalut, Asetukset välilehdeltä Yleiset.

Automaattinen tallennus muutaman minuutin välein on välttämätön. Asennuksen jäljiltä jäävä kymmenen minuutin tallennusväli on auttamattomasti liian pitkä.

Jos Word kaatuu, yhdeksässä ja puolessa minuutissa on kirjoittanut jo paljon hukkaan menevää tekstiä. Tallennusväli vähennetään minuuttiin kohdasta Työkalut, Asetukset, Tallenna sillä nykyisten kovalevyjen nopeuksilla kirjoittaja ei tiuhaakaan taustatallennusta havaitse.

On makuasia käyttääkö mukautettuja valikoita eli näkyvissä on vain viimeksi käytetyt valikot. Kun haluaa näkyviin kaikki valikon kohdat, se onnistuu valinnalla Näytä, Työkalurivit, Mukauta, Asetukset-välilehti.

Kun työkalurivit sisältävät häiritsevän paljon kuvakkeita, tarpeettomia voi vetää pois hiirellä, kun pitää ALT-näppäintä alhaalla.

Wordin oikoluku alleviivaa sanoja punaisella viivalla, kun se katsoo, että sana tai teksti on kirjoitettu väärin. Syitä viivaan löytyy kaksi. Joko sana todella on kirjoitettu väärin tai sitten asiakirjalle valittu kieli on väärä. Jälkimmäinen tapaus kohtaa usein toisten lähettämien asiakirjojen avaajia.

Oikea kieli kerrotaan Wordin oikoluvulla valinnalla Työkalut, Kieli, Määritä kieli (Set language). Sieltä sitten valitaan suomi tai ruotsi tai mikä se oikea onkaan.

Vihreä viiva tarkoittaa useimmiten lauseen jotain muotovirhettä, joista yleisin on ylimääräiset välilyönnit sanojen välissä.

Avaa artikkelin PDF