Tarjouspyyntö vai valmiiksi rajattu peli? Julkisissa hankinnoissa painavat myös mielikuvat ja kokemukset

Yksi prosessivaihtoehto hankinnoissa on se, että vaikka kymmenestä automerkistä valitaan kolme, joita voidaan ottaa harkintaan. Niistä automerkeistä pyydetään tarjous.

Toisaalta jollain hankintaprosessi etenee toisin päin – pidetään kolmea automerkkiä aivan mahdottomina. Niitä ei siis haluta missään tapauksessa. Tällöin taatusti löydetään syy, miksi kyseistä merkkiä ei haluta, eikä niistä pyydetä edes tarjousta.

Hankintojen päätöksenteko yksityisellä puolella on yksinkertaista. Julkisia hankintoja säännellään lainsäädännöllä. Sääntöjen mukaan pitäisi myös pelata.

Etenkin julkisten hankintojen oikeellisuudesta ja tasapuolisuudesta on julkisuudessa keskusteltu aina, mutta nyt keskusteluun on tullut myös annos pohdintaa epäoikeudenmukaisista hankintakriteereistä.

Etenkin konekaupan julkisista hankinnoista on virinnyt keskustelua. Kun tehdään julkisia hankintoja, tilaaja määrittelee, millaisesta kalustosta pyydetään tarjous.

Kriteerit voidaan määrittää tilaajan tarpeiden mukaan. Koneiden ominaisuuksille voidaan antaa tietyt painotukset pisteytyksessä. Toisaalta tietyt minimikriteerit pitää täyttää, jotta pääsee ylipäätään jättämään hyväksyttävän tarjouksen.

Julkisuudessa on ollut keskustelua ovatko ostajat tilanteen tasalla tehdessään hankintoja ja lähettäessään tarjouspyyntöjä. Onko ollut kaupan pelaamista jollekin konemerkille, kun kriteerit on määritelty siten, että vain yksi voi voittaa.

Jonkun merkin suosimista voidaan tehdä, kun tutustutaan merkkien ominaisuuksiin ja painotetaan yksittäistä ominaisuutta. Sillekin painotukselle voi olla joskus tarpeen mukainen perustelu.

Miksi joku merkki ja kauppias halutaan sulkea pois kilpailusta? Syitä voi olla monia. Yksi on politiikka. Jos ei pidä Elon Muskista, ei ehkä halua ostaa Teslaa. Jos pitää kiinalaisia tuotteita halpamaisina, ne suljetaan pois.

Nyt joku ei haluaisi israelilaisista Daavidin linkoa ohjuspuolustusjärjestelmäksi, vaikka se on tiettävästi paras. Joku taas ei tykkää amerikkalaisista tuotteista. Nämä kaikki voivat olla syitä sulkea henkisesti joku ulos tarjouskilpailusta.

Tarjottava merkki tai maahantuoja/jälleenmyyjä saattaa olla tuntematon tai olevinaan vastenmielinen. Jonkun toimintatavoista ei vain pidetä, kun yhteyttä otetaan esimerkiksi liian tungettelevasti.

Osto-organisaatiolla ei vain ole aikaa tarjottuihin esittelyihin, kun hankinta ei ole ajankohtainen. Ostajan mitta tulee vain jossain vaiheessa täyteen.

Kokonaiskustannukset muodostuvat hankintahinnasta, vaihtoarvosta, käyttömäärästä, poistosta, vuosittaisista kustannuksista kuten vakuutuksista, kunnossapitokustannuksista - huolloista ja seisokeista.

Monella ostajalla on helpompi valinta ottaa tuttu ja turvallinen kuin uusi ja eksoottinen merkki käyttöön. Etenkin vaihtoarvo vuosien käytön jälkeen on tärkeä arvo, koska se määrittää sen, paljonko organisaation pitää varata rahaa seuraavaan vastaavaan hankintaan.

Todelliset käyttötunnit töissä, johon kone hankitaan, ratkaisevat lopulta kustannukset organisaatiolle. Julkisella puolella hankintaorganisaatio on eri kuin käyttäjät.

Yksi harmittava piirre kone-esitteissä on virheellinen informaatio. Esitteissä olevat tiedot voivat olla väärin, jolloin jokin kone saatetaan jättää tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos ilmoitetut arvot eivät vastaa vaatimuksia. Koneita on hylätty kilpailutuksista esimerkiksi esitteessä ilmoitettujen meluarvojen perusteella. Toisaalta tarjouksen pyytäjän on vaikea saada oikeita tietoja, jos ne ovat virheellisiä jo esitteessä.

Käyttäjiä on monessa organisaatiossa kuultu, millaisella kalustolla työtä halutaan tehdä. Koneiden hankinta ei ole vain numeroiden vertaamista, vaikka hankintaohjeistus pitkälti siihen perustuu.

Kuljettajien aktiivisuus tehdä työtä sopivalla kalustolla on parempi kuin epämiellyttävällä kalustolla. Kaluston pitää sopia hanskaan ja se on monessa organisaatiossa hankintoja ohjaava tekijä.

Tuttu ja turvallinen on monesti käyttäjälle helpompi. Eräässä organisaatiossa käyttäjät olivat todenneet, että ”vääränmerkkinen” kone vain menee rikki – siis se saadaan rikki.

Työkohteeseen pitäisi valita sopivin kone ja niitä kuljettamassa pitäisi olla ammattitaitoiset työtekijät. Pelkästään peruskoneella työt eivät yleensä etene, vaan usein tarvitaan lisälaitteita.

Vaikkei kotimaisuus ei saisi lain mukaan olla kriteeri konehankinnassa, se saattaa sitä henkisesti olla. Vuosien varrella kertyneet hyvät kokemukset joidenkin toimijoiden kanssa saattavat vaikuttaa.

Varakoneen saaminen sesonkiaikana voi olla monelle ostajalle tarpeen, vaikka sellaista yksityiskohtaa on vaikea tarjouspyyntöön sisällyttää.

Vuosien varrella varakone joltain toimittajalta vain on tavalla tai toisella vahinkotilanteessa tähän mennessä järjestynyt, ja se on omiaan suosimaan kyseistä toimittajaa.

Jos hankintaorganisaatio on mieltynyt johonkin tuotemerkkiin tai toimittajaan, sopivan kriteerin löytyminen hankintaan löytyy lähes poikkeuksetta. Tällöin kyseisen kriteeri asetetaan minimivaatimukseksi. Kyseiset kriteerit löytyvät eri tuotteiden esitemateriaalista.